Reuniones de demostración híbridas: los retos de una audiencia mixta presencial y remota

¿Cuál es la estrategia para manejar situaciones en las que se está cara a cara con un grupo de prospectos y ¿Otros participantes se conectan a distancia? Trate el todo ¡sesión como si fuera una demostración virtual!

Fondo

En la (siempre cambiante) Nueva Normalidad, deberíamos esperar los siguientes escenarios de reuniones de demostración:

1. Virtual completo:

Este ha sido el modus operandi "estándar" durante la crisis COVID - con todos los participantes (tanto vendedores como clientes potenciales) conectados a través de la web, vía Zoom/Webex/GoToMeeting/Teams/etc.

2. Cara a cara:

Antes de la COVID, había dos tipos de reuniones: la primera (la más típica) tenía lugar en las instalaciones del cliente potencial con todos los participantes cara a cara en una sala de conferencias; la segunda se celebraba en las oficinas del vendedor. Es probable que estas reuniones continúen después de COVID, pero potencialmente mucho ¡con menos frecuencia!

3. Híbrido en el sitio del prospecto:

Aquí tenemos cuatro tipos:

3A: Uno o varios representantes del proveedor se desplazan al lugar del cliente potencial y le presentan a algunos participantes cara a cara en una sala de conferencias, con otros participantes potenciales que se conectan virtualmente a través de la web.

Para abreviar, podríamos llamarlo "VF-PF&R" (Vendor Face-to-Face, Prospect Face-to-Face and Remote).

3B: Uno o varios representantes del proveedor se desplazan al lugar del cliente potencial y le hacen una presentación. todos los posibles participantes cara a cara en una sala de conferencias, con otros vendedor participantes que se conectan virtualmente a través de la web. Esto sería VF&R-PF.

Por ejemplo, el vendedor se desplaza a la reunión presencial y el recurso de preventa se conecta virtualmente a través de la web. Es probable que esto se convierta en algo habitual.

3C: Representantes de vendedores todos conectarse a distancia, presentando a posibles participantes situados tanto en una sala de conferencias y conexión remota. VR-PF&R. Este caso es razonablemente similar al de Full Virtual, ¡pero con algunos giros importantes...!

3D: Los representantes de los vendedores se desplazan a las instalaciones del cliente potencial y le hacen una presentación. algunos participantes cara a cara en una sala de conferencias, con otros participantes potenciales que se conectan virtualmente a través de la web - y algunos vendedores participantes también conectarse virtualmente a la reunión. VF&R-PF&R.

Ejemplo: El vendedor viaja al lugar del cliente potencial para hacer una presentación cara a cara; hay dos participantes potenciales en la sala y tres participantes potenciales que se conectan de forma remota a través de la web; y la persona de preventa del proveedor también se une virtualmente a la reunión mediante Zoom/Webex/etc.

(Qué asco. Y eso que debería ser un escenario muy esperado...)

4. Híbrido en el sitio del vendedor:

Aquí deberíamos esperar tres posibilidades:

4A: Uno o varios posibles participantes se desplazan a las instalaciones del vendedor. Some los participantes en la prospección están cara a cara en una sala de conferencias, con otros participantes potenciales que se conectan virtualmente a través de la web. Esto sería VF-PF&R.

4B: Todos los posibles participantes se desplazan a las instalaciones del vendedor y se reúnen con uno o varios representantes del vendedor cara a cara en una sala de conferencias, y otros vendedores participantes se conectan virtualmente a través de la web. VF&R-PF.

4C: Uno o varios posibles participantes se desplazan a las instalaciones del vendedor. Some de los posibles participantes se encuentran cara a cara en una sala de conferencias con uno o más representantes del proveedor, con otros participantes potenciales que se conectan virtualmente a través de la web - y algunos vendedores participantes también conectarse virtualmente a la reunión. De nuevo, VF&R-PF&R.

[En teoría, podría haber un 4^th en el que parte del equipo del cliente potencial viaja a las oficinas del proveedor, pero el equipo del proveedor se conecta de forma totalmente remota. Hmmm... No me lo imagino, pero nunca se sabe].

¿Primer paso? Entender qué escenario esperar para poder prepararse... Puede utilizar las descripciones taquigráficas como forma de comunicación interna para prepararse:

• El vendedor anuncia: "Vale, amigos, tenemos una reunión de demostración de VF&R-PF&R con la oportunidad de Acme la semana que viene...".
• La persona encargada de la preventa pregunta: "Estupendo, ¿será en sus instalaciones?".
• "Sí", responde el vendedor, "iré a su oficina el próximo lunes. Puede planear conectarse a distancia desde su oficina".
• "Vale, ¿y quién estará cara a cara del equipo de Acme en la sala de conferencias con usted y quién se conectará a distancia, y sabe qué equipo tendrá la sala?", pregunta la persona de preventa.
• Etc.

¡Está claro que hace falta más planificación y coordinación previas a la demostración que en el antiguo mundo de las reuniones puramente presenciales...!

¿Segundo paso? Comprender las prácticas y habilidades (y equipos, potencialmente) necesarias para gestionar cada escenario. En consecuencia, he aquí algunas recomendaciones...

Orientación - Full Virtual

Hay una serie de artículos y consejos disponibles para escenarios en los que todo el mundo se conecta a través de la web, entre ellos:

• La exploración con zoom: qué es, por qué es importante y cómo se hace
• Gran demostración Mejores prácticas para demostraciones a distancia
• Demostraciones a distancia: ¿qué podemos hacer mejor?

Hay más consejos en nuestro Blog (véase el desplegable Recursos en https://GreatDemo.com y seleccione "Demostraciones virtuales y a distancia" como Tema y "Blog" como Tipo).

[Nota: una cosa es simplemente leer la orientación sugerida en los artículos y entradas de blog anteriores; requiere práctica ¡poner en práctica las ideas en el día a día...! ¿Un ejemplo? ¿Cuántas personas utilice las herramientas de anotación de Zoom/Webex/etc. sus demos].

Orientación - Cara a cara

La metodología Great Demo! proporciona directrices específicas para la preparación, entrega y seguimiento de demostraciones de software. Las ideas clave se encuentran en Libro o aprendido y practicado en ¡Gran Demo! Talleresy material adicional sobre la metodología y temas específicos están disponibles en la página https://GreatDemo.com Páginas de recursos.

Orientación - Escenarios híbridos

Todos los escenarios híbridos incluyen una reunión cara a cara con al menos un participante que se conecta a distancia... ¡y aquí es donde empiezan los retos!

La orientación general para todos los escenarios híbridos es simple y obvia: tratar el todo como si se tratara de una demostración virtual. (Vale, obvio para algunos; ¡no obvio para muchos!)

¿Por qué? Imagina lo siguiente:  Usted eres el cliente potencial, trabajas desde casa y te han invitado a participar en una demostración que tiene lugar en tu sede. En el momento oportuno, te unes a la sesión de Zoom y...

• Se oye hablar a la gente, pero muchas voces son confusas...
• A medida que la reunión se pone en marcha, se puede escuchar al vendedor comenzar una presentación y ver las diapositivas (que se comparten a través de Zoom), pero la voz se interrumpe...
• Alguien en la sala hace una pregunta, pero no puedes oírla o la mayor parte de la respuesta...
• Llevas un rato mirando una diapositiva de un proveedor y, de repente, te das cuenta de que debe de haber algún debate en la pizarra, pero no puedes verlo...
• Intentas hacer una pregunta, pero nadie parece oírte...
• Comienza la demostración y puedes ver el software a través de Zoom, pero la voz del presentador se interrumpe y te pierdes...
• Después de 35 minutos, abandonas la reunión: ¡ha sido una pérdida de tiempo!

Bastante horrible... Y tu opinión de la demo y del vendedor sería correspondientemente baja.

Así, para usted como el vendedor, la orientación clave es: Trate toda la sesión como una demostración virtual.

Sí, esto te obligará, como presentador, a permanecer frente al ordenador, y también significa que tendrás que utilizar el ratón para la mayoría de tus movimientos (para señalar, anotar, resaltar, etc.), en lugar de utilizar un puntero físico y la pantalla del proyector.

Y si te mueves fuera del campo de visión de tu webcam, tu audiencia remota no lo verá: "Si la cámara no lo ve, no ha ocurrido..." (gracias, Julie Hansen).

Todo lo que se haga fuera de Zoom/Webex/GoToMeeting/etc. no será visto por la audiencia remota. Si te mueves a una pizarra que está fuera de la vista de la webcam, los participantes remotos no lo verán. Si te mueves fuera del alcance del micrófono de tu portátil para responder a la pregunta de un miembro de la audiencia presencial, es probable que los participantes remotos no puedan escuchar ambos la pregunta y su respuesta - por lo que no sucedió.

Al principio te resultará incómodo trabajar únicamente a través de tu portátil y la webcam asociada cuando estés cara a cara, pero al igual que en nuestra reciente transición a las reuniones puramente virtuales, te acostumbrarás. Y a medida que te sientas cómodo con esta nueva normalidad, querrás adquirir y practicar las habilidades asociadas.

Habilidades para reuniones híbridas: la nueva normalidad

He aquí algunas habilidades y tácticas adicionales a tener en cuenta en situaciones de reuniones de Hybrid:

Reunión previa: Si se encuentra en la sala de conferencias presenciales (VF)...

• Organice y caracterice la sala de conferencias (independientemente de que sea la suya o la del cliente potencial):
  • ¿Qué puede oír el micrófono de tu portátil? ¿Hasta dónde se extiende por la mesa y alrededor de la sala?
  • Si utilizas una combinación de auriculares y micrófono (que te permite moverte más físicamente), prueba también.
  • (Si utilizas un sistema de micrófono extensor, dispón los micrófonos físicos y haz la prueba de forma similar).

• "Bloquea" tu espacio: Si piensas utilizar una pizarra, emplear otras ayudas visuales o moverte de tu asiento, debes conocer los límites de tu webcam:
  • Considera la posibilidad de colocar marcas (¡no permanentes!) en paredes o pizarras blancas que definan los límites del campo de visión de tu webcam; recuerda identificar tanto los componentes horizontales como los verticales.
  • Comprueba la visibilidad: considera la posibilidad de grabar mientras exploras el rango de movimiento y reproduce la grabación para comprobar el enfoque y la visibilidad general. Las cámaras web no están optimizadas para vistas de largo alcance.
  • (Si utilizas un sistema de videoconferencia "activo" que sigue el movimiento, por ejemplo, tendrás que caracterizarlo de forma similar para la vista y el oído).

• Comprueba la iluminación:
  • ¿Cómo es la iluminación cuando utilizas tu webcam, cuando estás sentado y "manejas" la presentación o el software? ¿Se encuentra en una sombra? ¿Hay fuentes de luz brillantes que interfieran?
  • Comprueba la iluminación si piensas utilizar una pizarra blanca, un rotafolios u otra herramienta física.

• Practique sus transiciones de personal:
• ¿Hará el vendedor algunas diapositivas (por ejemplo, una diapositiva de situación y una ilustración), seguido de la persona de preventa que presentará la demostración en directo? Asegúrate de que el bloqueo es correcto para ambas personas.
• ¿Hay que cambiar o intercambiar algún equipo (por ejemplo, micrófonos)? Pruebe y practique.

 

• "Perspectiva del participante a distancia" (PF&R): Pida a un colega que se conecte a distancia (o a su anfitrión o campeón) que compruebe e informe: ¿cómo se ven y se oyen las cosas a través de la web?

Antes de la reunión: Si va a realizar una presentación a distancia ante un público híbrido (VR-PF&R)...

• Utiliza a un colega o a tu anfitrión o campeón y caracteriza:
  • La sala de conferencias (sobre todo si es la del cliente potencial).
  • "Perspectiva del participante remoto" Similar a la anterior: ¿cómo se ven y se oyen las cosas a través de la web?

• Identificar y formar, si es necesario, a un Conducto activo para ayudar en la preparación y durante la reunión. Por ejemplo:
  • ¿Existen retrasos (latencia) cuando Zoom/Webex/etc. muestra tu software o presentación?
  • ¿Pueden oír tu voz adecuadamente (puedes oír la de ellos también, desde alrededor de la sala de conferencias, así como la de los participantes remotos)?
  • ¿Pueden todos ver la pantalla completa?
  • (Nota: si trabajas desde un monitor grande, es posible que tengas que cambiar la resolución para asegurarte de que el tamaño de la fuente de tu software es legible en pantallas de menor resolución).

Durante la Reunión (independientemente de su ubicación):

• Todos los "apuntes" y anotaciones del ordenador deben hacerse a través de Zoom/Webex/etc. - para que tanto el público presencial como el remoto puedan ver lo que estás señalando.
• Repetir las preguntas del público - para ambos Es probable que sea difícil para todos los miembros del público escuchar a todos los demás. Una forma de comprobarlo es pedir confirmación de que las preguntas se han respondido adecuadamente.
• Acuérdese de atraer continuamente al público remoto, además de a los que están cara a cara con usted. Haz preguntas concretas a los que están a distancia para mantener su atención.
• Si decides participar en un simulacro de "juego de roles", considera la posibilidad de elegir a un miembro remoto de la audiencia como primer participante. Si el escenario lo permite, añade además un participante presencial.
• Del mismo modo, invite a un miembro del público a distancia a que "conduzca", si procede. ambos participantes presenciales y a distancia.
• Para el trabajo ad hoc, utilice las funciones de pizarra blanca de Zoom/Webex/etc., a menos que se haya preparado adecuadamente para utilizar una pizarra blanca o un rotafolios de una sala de conferencias. (También puede utilizar una diapositiva en blanco de PowerPoint si la herramienta de colaboración carece de la suficiente funcionalidad de pizarra blanca).
• Utiliza el diálogo "Chat" de Zoom/Webex/etc. "para "aparcar" las preguntas (o un documento de Microsoft Word o similar), de modo que tanto el público presencial como el remoto puedan ver el proceso y participar en él.
• Ponga más dinámica verbal en su discurso de lo que haría normalmente cuando trabaja cara a cara, e incluya más pausas de mayor duración. De este modo, las personas que trabajan a distancia pueden hacer preguntas, sobre todo si necesitan un momento para silenciar el teléfono.
• No tengas miedo de pedir un descanso, si se prevé que la sesión va a durar más de 60-90 minutos. Es más difícil mantener la atención del público a distancia que en persona. Considera la posibilidad de que la pausa tenga una duración no estándar -por ejemplo, "11 minutos"- para ayudar a la gente a acordarse de volver a la hora adecuada.
• Tenga en cuenta que puede haber participantes de distintas zonas horarias, y respete en consecuencia. Puede que en la sesión participen personas de San Francisco, Nueva York, Fráncfort, Bombay y Sídney...
• Si utiliza ayudas visuales o accesorios físicos, asegúrese de que puedan verse claramente dentro de su "bloqueo".
• Recuerda hacer un resumen al final de cada segmento de la demostración.

Normales nuevas, más nuevas

Es probable que surjan nuevas herramientas y tecnologías (y son ) diseñados específicamente para apoyar las reuniones híbridas, y también aparecerán nuevas ideas, tácticas y prácticas. Consulte nuestra Blog ¡para actualizaciones!

Trate las reuniones híbridas (en su mayor parte) como si toda la sesión se desarrollara a través de la web. ¡Las organizaciones y personas que aprendan y apliquen estas nuevas prácticas obtendrán una ventaja competitiva frente a otros proveedores...!

 

[Lectura adicional: El artículo suavemente satírico "Demostraciones a distancia asombrosamente terribles: infligir dolor a distancia"sugiere prácticas que deben evitarse y ofrece métodos para mejorar la captación de audiencias a través de la web].

 

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