Demostraciones a distancia: el papel del "conducto activo"

La (muy) mejor práctica para las demostraciones a distancia es dividir las fuerzas, es decir, tener un representante de la organización en las instalaciones del cliente que sirva de enlace con la persona que presenta la demostración a distancia. La persona en el lugar del cliente tiene que ser un Conducto activo de información al demostrador: tiene que ser los "ojos" del demostrador in situ.

La falta de esta retroalimentación del Conducto Activo da lugar a una comunicación deficiente, a la confusión de los presentadores y el público, y a resultados poco concluyentes. Desempeñar el papel de Conducto Activo es fundamental para el éxito de las demostraciones a distancia: un representante pasivo de su empresa en el lugar del cliente es insuficiente y un desperdicio de recursos.

En el caso de muchos vendedores, suele ser el comercial quien se sienta con el cliente en el lugar donde éste se encuentra. La siguiente opción, si no puede contar con la presencia de uno de sus representantes, es pedir a su campeón o entrenador que sean sus "ojos" durante la reunión.

He aquí una breve lista de los elementos que debe comunicar la persona que se encuentra en las instalaciones del cliente a la persona que se encuentra a distancia:

Antes de la demostración:

1.  Llegada a la sala de conferencias del cliente en 15 minutos antes de la reunión formal está programada para empezar a poner las cosas en marcha y funcionar correctamente:
   a) Inicie la sesión de la herramienta de colaboración (por ejemplo, GoToMeeting, WebEx, Live Meeting, etc.) en el lado del cliente.
   b) Ayudar a comprobar y confirmar los problemas de resolución de pantalla: "Sí, puedo ver su ratón en toda la diagonal y hemos maximizado la pantalla aquí en el extremo receptor".
   c) Ayudar a probar y confirmar el audio - "Sí, te oigo bien... Déjame mover los micrófonos del teléfono de conferencia a mejores posiciones para que nos oigas mejor".
   d) Ayudar a probar la "latencia" - "Parece que tenemos un retraso de unos 2 segundos ahora mismo..."
2. Planificar la gestión de las preguntas: "¿Puede planificar la captura de preguntas en un documento de Word desde su ordenador portátil durante la sesión?".
3. Revisar cualquier otro plan o asunto previo a la reunión.

Durante la demostración:

1. Alerta sobre "latencia" - "Parece que va unos 3 segundos por delante de lo que estamos viendo aquí... Puede que necesite reducir la velocidad".
2. Alguien nuevo llega a la reunión - "Antes de continuar, tenemos un nuevo participante en la sala..." [Y para hacer las tres preguntas:
   a) ¿Cómo se llama?
   b) ¿Cuál es su cargo?
   c) ¿Qué le gustaría conseguir durante nuestra sesión de hoy?].
3. Alguien se va - "Sólo para que lo sepas, Bob ha tenido que dejar la reunión...."
4. Preguntas tácitas - "Espera, parece que Jennifer tiene una pregunta [ceño fruncido, mano levantada, mirada de confusión, etc.]".
5. Incapacidad para oír - "John, déjame repetirte esa pregunta..."
6. Gestionar y alertar durante las conversaciones paralelas - "Espera, tenemos una conversación paralela sobre la capacidad que acabas de presentar..."
7. Aporte comentarios "en color", según proceda, por ejemplo: "¡Quiero que sepan que todos están sonriendo y asintiendo con la cabeza...!".

Después de la demostración:

1. Informar al cliente: la información cara a cara aporta matices que a menudo se pasan por alto por teléfono.
2. Escuche conversaciones "casuales": qué más dicen los asistentes sobre la demostración, el producto, la empresa...
3. A continuación, comunique esta información al resto del equipo de ventas.

Puede formar a sus propios representantes para que ejecuten estos elementos -o a su campeón/entrenador- revisando esta lista con ellos antes de sus demostraciones. Seguir estas prácticas mejorará notablemente el resultado de sus demostraciones a distancia.