Demostraciones a distancia - ¿Qué podemos hacer mejor?

Demostraciones a distancia: ¿qué podemos hacer mejor?

El nombre del juego en las demostraciones a distancia es interactividad¡! Este artículo ofrece ideas sobre cómo tomar tu estimulante personalidad, exprimirla a través de esa conexión a Internet, llegar a tu público y atraerlo hacia ti, utilizando tu voz, las herramientas del software y algunos consejos y trucos.

Sí, estamos aquí, el teléfono estaba en silencio...

¿Cuántas veces has asistido a una demostración (a distancia) a través de Internet y has perdido la atención? Y lo que es peor, ¿se ha puesto a leer el correo electrónico, ha silenciado el teléfono para hablar con los compañeros o simplemente ha abandonado la demostración?

Ahora da la vuelta a la imagen e imagínate dando una demostración a distancia. ¿Su público le presta atención? ¿Está perdiendo gente? ¿Consigue sus objetivos?

Las demostraciones a distancia son un reto doblemente difícil. Ya es bastante difícil crear una demostración atractiva que responda a los principales intereses de los clientes sin la complejidad añadida de ejecutarla a través de conexiones web y telefónicas.

Ahorra, ahorra, ahorra

La buena noticia es que las herramientas de demostración a distancia (WebEx, GoToMeeting, Adobe Connect Pro, eConference Pro, etc.) ofrecen ahora los medios para conectar con su público y demostrar sus ofertas sin necesidad de subirse a un avión. Esto puede reducir en gran medida el coste de las ventas y recuperar el tiempo que de otro modo se perdería en la carretera.

La posibilidad de programar una demostración remota en cuestión de minutos le permite reaccionar rápidamente ante oportunidades urgentes. Los equipos de ventas a menudo ofrecen demostraciones de Vision Generation a través de la Web para avanzar en una oportunidad de venta o para permitir que se produzca una mayor cualificación o descubrimiento. Muchos ciclos de ventas comience con tal demostración.

Hoy en día, los equipos de ventas internas a menudo realizan demostraciones basadas en la web de forma consecutiva, presentando varias demostraciones al día. Agotador, pero potencialmente muy productivo.

Las demostraciones a distancia también son magníficas para sesiones de seguimiento con clientes potenciales que ya le han conocido en una reunión presencial anterior. Todos estos tipos de interacciones pueden realizarse con un portátil, un teléfono y una herramienta de conferencia web, desde cualquier lugar.

Las malas noticias: La imposibilidad de véase su público presenta riesgos exclusivos de las demostraciones a distancia frente a las reuniones presenciales. La interacción directa con el público suele ser escasa o nula y, por lo general, es menos probable que los clientes hagan preguntas en una demostración a distancia.

Si una oportunidad de venta depende del éxito de una demostración a distancia, debemos encontrar la manera de aumentar la probabilidad de conectar de forma eficaz. ¡Hagámoslo!

"Afila la sierra..."

El resto de este artículo puede servir como lista de comprobación de las mejores prácticas y tácticas que puede emplear antes y durante el acontecimiento. Sin embargo, un requisito previo fundamental es la capacidad de utilice muchas de las capacidades de su herramienta de conferencia web.

Le recomiendo encarecidamente que organice una sesión de 30 minutos con un colega y pruebe todas las funciones de la herramienta. Adquiera experiencia con estas funciones antes de entrar en una sesión con un cliente:

Familiarízate con los distintos modos de pantalla compartida. ¿Puede tu compañero ver toda la pantalla compartida? ¿Influyen los entornos de máquinas virtuales?
¿Cuál es el tiempo de retardo - la latencia? ¿Hay alguna diferencia entre desplazarse en su aplicación y utilizar PageDown? (Sí, para muchas herramientas...)
¿Sabes utilizar las herramientas de anotación? ¿Borrar las marcas? ¿Utilizar la pizarra? ¿Dar y retomar el control? ¿Mostrar un escritorio "limpio"? ¿Utilizar el vídeo?

Invierte 15 minutos en probar todo lo que contiene la herramienta, y pide opinión a tu colega. Luego cambia y devuélvele el favor.

[Si aún no lo ha hecho, hágalo ahora, antes de leer el resto del artículo].

OK, ahora la lista de control - aburrida, seca, pero potencialmente una colección de verdaderas pepitas para ti... (¡Las pepitas de oro también son aburridas y secas, pero muy valiosas...!) Estoy organizando la información en términos de:

Buenas prácticas (estrategia)
Antes de la demostración (configuración y preparación previas)
Durante la demostración (consejos, tácticas y métodos para implicar y obligar)

¡Esperamos sus comentarios y aportaciones...!

Verdaderamente Buenas prácticas

Su mejor opción es dividir sus fuerzas. Envía un al sitio del cliente para ser "ojos" para el resto del equipo - para ser un conducto activo de información.

Por ejemplo, su recurso técnico puede permanecer en la sede y realizar la demostración a distancia. Su comercial se desplaza a la sede principal del cliente y asiste a la reunión en persona. Usted sigue ahorrando medio de los costes de los gastos de viaje asociados, pero ganan de varias maneras maravillosas:

Se capta la atención del público, porque el vendedor está presente en la sala con el público.
El comercial sirve de "ojos" para el recurso técnico situado a distancia.
Su vendedor puede gestionar la reunión.

Exploremos con más detalle cómo ser un conducto activo de información. El representante del proveedor en las instalaciones del cliente debe:

Organice físicamente la sala de reuniones: ubicación de las pantallas, mejora de su visibilidad, reorganización de los micrófonos de los altavoces, etc.
Ayudar a realizar las presentaciones (nombre, cargo, objetivo clave de la reunión...) de todos los participantes del cliente.
Controla a las personas que entran y salen, y avisa al compañero remoto ("Espera, Bob, acaba de entrar una persona nueva en la sala...").
Dar información sobre el tiempo de retraso ("Más despacio, Bob, parece que te has adelantado unos 3 segundos a lo que estamos viendo aquí...").
Examine los rostros del público en busca de preguntas tácitas (¡o manos levantadas!).
Gestione las preguntas y repita las preguntas y comentarios que la persona a distancia no pueda oír por el altavoz.
Afrontar los retos técnicos y gestionar el proceso.

Esta estrategia, muy sencilla, proporciona los mejores resultados para las demostraciones a distancia.

¿Y si no puede contar con la presencia de su representante en las instalaciones del cliente? La siguiente mejor estrategia es contratar a su Campeón (o Entrenador, Patrocinador, etc. ....) para que sea su conducto activo de información.

Imbuyendo a tu Campeón de la responsabilidad y asignándole tareas específicas, puedes conseguir muchos de los mismos resultados que con la presencia de tu propio representante. Por ejemplo,

"John, para la demostración de hoy, ¿podrías ser mi 'monitor de reuniones', mis ojos? En concreto, ¿puedes avisarme cuando lleguen nuevos participantes o se vayan otros, si hay algún retraso en la pantalla o si parece que alguien tiene preguntas? ¿Podrías ponerme en pausa si hay una conversación paralela y repetirme las cuestiones clave?

Consejos y tácticas antes de la demostraciónLo que haga para prepararse antes de empezar su demostración puede tener un enorme impacto positivo y puede empezar a entrenar a su público para interactuar con usted:

Empieza la reunión 15 minutos antes. En serio. Envía la invitación de la reunión a tu Campeón u otro representante para que la sesión web comience 15 minutos antes de está previsto que comience la reunión "real". Esto le permite poner en marcha la tecnología, comprobar la resolución de la pantalla, la voz y los micrófonos e incluso revisar cualquier cambio en la situación del cliente. De este modo, todo estará listo cuando el resto del equipo del cliente entre en la sala.
Comprueba los problemas de cortafuegos/acceso a Internet. Todavía puede ser un problema en algunas empresas y muchas organizaciones gubernamentales.
Comprueba la resolución/visibilidad de la pantalla: Mueva el ratón a la esquina superior izquierda y pregunte: "¿Puede ver mi ratón (arriba a la izquierda)?". A continuación, desplázate a la esquina inferior derecha y vuelve a preguntar. En realidad, has conseguido dos objetivos: ahora sabes qué parte de la pantalla ve el público. y empiezas a entrenar a tu audiencia para que responda a tus preguntas (generando interactividad).
Prueba de audio. "¿Puedes oír mi voz adecuadamente?". (¿Puede oírles también a ellos?). Mueve los micrófonos, ajusta el volumen si es necesario. Si no te oyen, se acabó.
Genere un "Mapa de participantes en la reunión": Pide a todos los presentes en la sala (o salas, si hay varios sitios implicados) que respondan a tres preguntas rápidas:
- - ¿Cómo te llamas?
  - ¿Cuál es su cargo?
  - ¿Qué objetivo le gustaría alcanzar en la sesión de hoy?
Asegúrese de que todo el mundo responde, para que usted conozca que está en la sesión contigo. También has hecho un nivel (muy) básico de descubrimiento y estás forzando suavemente a la audiencia a interactuar. [Esto funciona razonablemente bien para grupos de hasta ~20 personas - por encima de 20, puedes pedir a algunos representantes que hablen por el resto].
- De vez en cuando, establezca un segundo para que actúe como una máquina de "audiencia" que puedes monitorizar. Es una forma estupenda de ver lo que ve el público: tiempo de retardo, problemas de resolución, reproducción de colores/gráficos, etc.
- Utiliza auriculares (no altavoces) siempre que sea posible.
- Configura el estilo de tu ratón como "Bronze-3D" (en máquinas Windows). Este es, aparentemente, el estilo de ratón más visible y menos molesto.
- Desactiva la mensajería instantánea y la vista previa/alertas de correo electrónico. Pueden resultar embarazosos.
Durante la demostración

Generar interactividad es fundamental para mejorar tus posibilidades en cualquier situación de demostración a distancia.
- Utilice una hoja de ruta o una agenda. Alterne entre la hoja de ruta (por ejemplo, en PowerPoint) y su aplicación para mantener a la audiencia en el buen camino, dividir la demostración en segmentos fáciles de consumir y ayudarle a resumir al final de cada sección.
- Utiliza las herramientas de dibujo y anotación. El hecho de que aparezca un nuevo gráfico de forma dinámica despierta a la gente y atrae su atención hacia la pantalla con renovado interés. Hay un montón de herramientas típicamente disponibles:
  - Bolígrafos, rotuladores fluorescentes, "sellos", flechas, recuadros, líneas...
  - Resaltado inverso del texto en su aplicación
  - Acercar/alejar en las ventanas del navegador (CTRL-Rodillo del ratón)
  - También existen otras herramientas de ayuda:
    - CTRL para mostrar dónde está el ratón (un ajuste de Windows)
    - Utilizar "Tool Tips" como método de resaltado
    - F11 en Internet Explorer (¿y otros navegadores?) oculta las barras de herramientas adicionales
    - En sesiones y seminarios web multitudinarios (audiencias >20 personas, con teléfonos silenciados), utiliza el "Chat" para la comunicación bidireccional (además del uso menos atractivo de las encuestas). Pedir respuestas al público a través del chat les obliga a escribir, participar y responder.
    - Ratón lenta y deliberadamente. Repito: Mueve el ratón lenta y deliberadamente. El síndrome del ratón Zippy tiene cura.
    - "Mover y parar". He descubierto el principio más asombroso: si quitas la mano del ratón, éste deja de moverse. Sí. ¡Increíble! Mueve el ratón hasta donde quieras que esté, luego quita la mano mientras hablas... ¡Ya no se mueve! (¿Has visto alguna vez a alguien dar vueltas sin parar con el ratón...?)
    - Pausa: deja un momento para que la gente responda, sobre todo cuando están en sistemas de altavoz. Los músicos y presentadores conocen el "poder de la pausa".
    - "Aparca" las buenas preguntas en un documento de Word (compartido para que lo vea todo el mundo). Esto tiene el mismo impacto que utilizar una pizarra para aparcar preguntas en una reunión cara a cara. Muy elegante y eficaz.
    - Haz preguntas sobre la marcha: Utiliza "sondas cerradas" al principio, para entrenar al público ("¿Puedes ver mi ratón en la parte superior de la pantalla? ¿Todos?"). Haga "preguntas abiertas" cuando el público empiece a interactuar. Haga preguntas a personas concretas, si procede.
    - Si crees que la latencia es un problema o que ha cambiado desde el inicio de la sesión, vuelve a hacer la prueba diciendo: "Voy a hacer clic para mostrar el siguiente gráfico; avísame cuando lo veas. Tres-dos-uno-clic... OK, parece que el tiempo de retraso es ahora de unos 2-3 segundos..." (También puedes hacer esto al principio de una sesión - otra buena forma de probar el tiempo de respuesta y generar interactividad).
    - No lea. En su lugar, invite a la audiencia a leer una diapositiva o un texto por su cuenta, y a que le digan cuándo han terminado... ¡Una forma estupenda de volver a enganchar!
    - Utilice el método del menú para iniciar una sesión, cuando proceda. Terminar con una lista de soluciones/temas priorizados es una forma estupenda de comprometerse, generar una hoja de ruta y alinear la demostración con los principales intereses del cliente.
    - Ceda el control a un voluntario del público y pídale que "conduzca" una parte de la demostración. El voluntario se implicará al máximo y el resto del público estará al borde de sus asientos. Se trata de una técnica muy eficaz. Tiene la ventaja añadida de demostrar tácitamente su facilidad de uso. Gestione el riesgo recurriendo a su Campeón o a otra persona de apoyo... ¡y considere la posibilidad de practicarlo con antelación!
    - Resista el impulso de señalar su propio pantalla con el dedo... ¡Sorprendentemente, el cliente no puede ver tu mano! Es la forma que tiene su cuerpo de decirle que coja y utilice una herramienta de anotación.
    - Resuma pronto y a menudo. Resumir ayuda a que la audiencia se quede contigo y les da la oportunidad de hacer preguntas.
    - Graba algunas de tus sesiones para tu reproducción personal (y privada). Sí, odiarás el sonido de tu voz, pero escuchar lo que dices te ayudará a mejorar y, ya sabes, a eliminar el vocabulario superfluo. También tendrá la oportunidad de escuchar su del cliente preguntas y comentarios por segunda vez: ¡puede que se sorprenda de cómo los interpretó inicialmente su equipo! Muy humilde, muy eficaz.
    El nombre del juego en las demostraciones a distancia es interactividad. Cuanto mejor se comprometa, mayor será su probabilidad de éxito. ¿Alguna idea más? Házmelas saber...

Demostraciones a distancia: ¿qué podemos hacer mejor?