Trasladar a la web las exploraciones del público de las reuniones presenciales
Muchos preventas y vendedores afirman que les resulta difícil consumir y actuar en función de las distintas aportaciones cuando realizan demostraciones y presentaciones a través de la web mediante Zoom y herramientas similares.
Señalan que ya es bastante difícil hacer presentaciones a través de la web, y que es difícil observar e incorporar las impresiones del público a través de las cámaras web, comprobar el chat, escanear el panel de participantes, el panel de preguntas y respuestas, controlar el audio y el propio vídeo.
Es muy importante, sin embargo. ¿Por qué?
Cuando estamos cara a cara haciendo una demostración o una presentación en una sala de conferencias, hemos desarrollado -casi inconscientemente- habilidades para escanear la sala mientras hacemos la presentación. Hablamos y manejamos nuestro software al tiempo que observamos las expresiones de los asistentes para comprobar si comprenden, preguntan, están de acuerdo o en desacuerdo, y si nos están prestando atención.
En estas reuniones cara a cara hemos aprendido a realizar una Exploración Cara a Cara. Como avezados presentadores cara a cara, lo hacemos de forma natural. Si nos limitáramos a ignorar al público, es probable que nuestras demostraciones y presentaciones fueran mucho menos éxito.
¡Ahora tenemos que trasladar nuestra exploración cara a cara a las reuniones web...!
Así pues, he aquí algunas pautas sencillas para desarrollar su Zoom Scan personal (o WebEx Scan, etc.):
- Familiarizarse con tu herramienta de colaboración web (Zoom, WebEx, GoToMeeting, etc.). Organiza sesiones para ti mismo (mejor aún con un colega, que puede darte su opinión) y explora todas las herramientas y los ajustes pertinentes para que sepas qué hay disponible y cómo utilizarlo.
Esto es muy parecido a lo que hacemos en las reuniones cara a cara: nos aseguramos de que estamos cómodos con nuestro portátil y el software, nuestro plan para la demostración o presentación y cualquier otro material o ayuda visual que pensemos utilizar. Organizamos y tenemos listos nuestros equipos, herramientas de presentación, ayudas visuales, notas, punto de acceso telefónico, etc. que preveamos necesitar.
- Lanzamiento su reunión de Zoom (etc.) 5 minutos antes. Así tendrá tiempo de probar y asegurarse de que todo funciona correctamente antes de que llegue el cliente. Comprueba la latencia, el audio, el vídeo y la pantalla compartida con un colega o un contacto clave del cliente. A continuación, abra los paneles de participantes y de chat, organice el panel de vídeo para ver a todos los participantes, así como la barra de herramientas de anotaciones: organícelos de forma que pueda ver lo que necesita de su presentación/demo. y tenga un buen acceso visual a los distintos paneles de audiencia. Asegúrese de que el panel de la cámara web muestra el mayor número posible de miembros del público (el modo "Galería" es el que más muestra, pero puede cubrir más pantalla de la deseada).
Es lo mismo que hacemos en las reuniones cara a cara: solemos llegar a una sala de conferencias antes de la reunión para familiarizarnos con la disposición, colocar las sillas, conectarnos al proyector, buscar bolígrafos y pizarras limpias y, en general, organizarnos según nuestras necesidades.
Y, al igual que en las reuniones cara a cara, es posible que tengamos que mover cosas durante la reunión para ver mejor a la persona que hace una pregunta, dibujar en una pizarra o acceder a una ayuda visual. Cuando trabajamos a través de Internet, podemos tener necesidades similares y tener que reorganizar nuestra pantalla. Por ejemplo, puede que necesitemos apartar un panel para anotar en una parte concreta de nuestra pantalla.
- Salude a y Conozca asistentes a medida que se incorporan. Pídeles que enciendan sus cámaras web y silencien sus micrófonos cuando entren. Supervise el panel de participantes para tomar nota de los recién llegados y del estado de su vídeo y audio, según corresponda (¡eh! ahora está construyendo un elemento de escaneo).
En una reunión cara a cara, saludamos a la gente según entra en la sala de conferencias, estrechándoles la mano y haciendo breves presentaciones mutuas; ¡ahora haces exactamente lo mismo a través de la web!
- Construya su Zoom Scan. Cuando empiece la reunión y compartas el contenido, echa un vistazo a las diapositivas o al software cuando empieces a presentar y, a continuación, echa un vistazo al panel de participantes (¿hay alguien nuevo?). Examina las caras de los participantes en el panel de vídeo para comprobar si comprenden, preguntan o prestan atención (¿alguna confusión o comentario?). Ahora repite: contenido, panel de participantes, panel de vídeo, contenido...
Después de una o dos sesiones, esto empezará a resultarle natural y podrá ampliar su exploración para incluir los paneles de chat y preguntas y respuestas. Tenga en cuenta que el chat y las preguntas y respuestas suelen tener marcas rojas de "alerta", lo que significa que sólo tiene que echar un vistazo para ver si hay una alerta y, en caso afirmativo, explorar el panel.
A continuación, incorpora el uso de herramientas de anotación, que realmente ayudan a dar vida a una demostración en línea... Seleccione una herramienta, anote y luego borre, y recuerde hacer clic con el cursor del ratón en el panel de anotaciones para volver a activar el control "normal" del ratón.
Su exploración ahora incluye contenido, panel de participantes, panel de vídeo, alertas, anotar, borrar, repetir...
Consejo profesional: informe a su público de lo que está haciendo. Por ejemplo, en lugar de que tu audiencia se pregunte por qué tu ratón se ha movido a una parte en blanco de la pantalla (desde la perspectiva de la audiencia), diles: "Vale, déjame coger una herramienta de anotación...".
¿Existe alguna analogía con las reuniones cara a cara? Por supuesto. Acaba de trasladar su escaneo cara a cara a Zoom: está hablando y manejando su software al tiempo que observa las expresiones de la gente en busca de comprensión, preguntas, acuerdo o desacuerdo, y si la gente está prestando atención. Enhorabuena.
He aquí otra analogía: Conducir un coche. Es probable que la mayoría de nosotros no recordemos lo abrumados que nos sentimos cuando aprendimos a conducir por primera vez, pero la mayoría podemos apreciar las diferencias entre ir de pasajero en un coche y conducirlo.
La mayoría de nosotros somos pasajeros en las reuniones web (aunque seamos los anfitriones de las sesiones): nos unimos a la sesión, escuchamos, hablamos y, a veces, presentamos contenidos. Pero en realidad no estamos conduciendo, en comparación con lo que hacemos cuando conducimos un coche.
Cuando conducimos un coche, controlamos la velocidad (acelerador, freno), la dirección (volante), comprobamos el velocímetro, echamos un vistazo a las señales de tráfico, comprobamos de vez en cuando si hay algún problema con las luces del salpicadero, utilizamos los intermitentes y, muy probablemente, también comemos, bebemos, escuchamos las instrucciones del GPS, así como música o un podcast, y charlamos con los pasajeros.
Nuestra exploración para conducir un coche se ha convertido en algo natural para nosotros. Y ten en cuenta (¡espero!) que la mayor parte de la exploración se centra en la carretera...
Al realizar una presentación a través de la web, se puede realizar el mismo tipo de escaneo -y, de nuevo, tenga en cuenta que la mayor parte de su tiempo se dedicará probablemente a presentar su contenido-, pero aún así querrá controlar a los "pasajeros" (el vídeo de los participantes), el "GPS" (panel de participantes), las "señales de tráfico" (chat y preguntas y respuestas), así como dar sorbos a su té o café, etc.
- Práctica su Zoom Scan. Ahora practique su Zoom Scan con cada sesión - se dará cuenta de que cada vez se siente más cómodo con el proceso. Y no tendrás que piense en de hacer la exploración: empezará a convertirse en un hábito.
Establecer su escáner personal de Zoom es un elemento clave en la transición a nuestra "nueva normalidad" de operar a través de la web para nuestras reuniones.
Consejo profesional: Muchos presentadores afirman que se centran (demasiado) en su propio vídeo de la webcam. Si bien do desea incluirse en su exploración, ocasionalmente, el foco principal debe estar en su audiencia. Experimenta (con un colega o tú mismo en tus propias sesiones web) para sentirte cómodo con tu aspecto: tu ubicación física y tu tamaño con respecto a la cámara web, la iluminación (¿se te ve bien la cara?, ¿hay contraluz que distraiga?), qué más se ve (o utiliza un fondo Zoom), cuánto espacio tienes para mover las manos y utilizar ayudas visuales físicas o accesorios, etc.
Un consejo profesional aún mejor: Graba tus sesiones y de vez en cuando reprodúcelas... Muy humilde, pero muy ¡eficaz! Oirás tu voz, tu tono, tu elección de palabras; reconocerás si has cortado la pregunta de alguien o si has olvidado cerrar una pregunta; verás cómo pasas el ratón y cómo utilizas las herramientas de anotación. Esta es una oportunidad para mejorar y crecer muy rápidamente.
Sólo hicieron falta unas cuantas reuniones presenciales (con suerte) para desarrollar y sentirnos cómodos con nuestros escáneres de reuniones presenciales, que luego se convirtieron en algo natural. Ahora es el momento de trasladar nuestras prácticas presenciales a la web.
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