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Demostraciones para audiencias mixtas locales y remotas -
Consejos para manejar situaciones combinadas
¿Cuál es la estrategia para manejar situaciones en las que se está cara a cara con un grupo de clientes y ¿Otros participantes se conectan a distancia? Trate el todo sesión como si se tratara de una Demo Remota.
Sí, esto te obligará, como presentador, a permanecer frente a tu ordenador portátil, pero también significa que te acordarás de utilizar el ratón para todos tus movimientos (para señalar, anotar, resaltar, etc.), en lugar de los movimientos de la mano o de utilizar un puntero láser o de barra. Hay que tener en cuenta que todo lo que se haga fuera del software de colaboración no será visto por la audiencia remota.
He aquí algunas tácticas adicionales a tener en cuenta en estas situaciones "mixtas":
✓ Durante su introducción, asegúrese de que todos los presentes en cada lugar se presenten (si la audiencia total es inferior a ~20 participantes) - pregunte:
o ¿Cuál es su cargo?
o ¿Qué quieres que hagamos hoy?
✓ Pide a un participante remoto que sea un "anfitrión" activo que te sirva de conducto de información:
o ¿Oyen bien tu voz (y tú la suya)?
o ¿Pueden ver la pantalla completa?
o ¿Alguien tiene alguna pregunta o está confuso, según su expresión?
✓ Todos los "señalamientos" deben hacerse a través del software de colaboración - para que tanto el público presencial como el remoto puedan ver lo que estás señalando....
✓ No utilices accesorios físicos, a menos que puedas utilizar el sonido el atrezzo genera para comunicar la idea eficazmente a través del sistema de micrófono/teléfono.
✓ Repetir las preguntas que le hagan los miembros del público - para ambos grupos. Será difícil que todos los miembros del público oigan a los demás...
Acuérdate de atraer continuamente a la audiencia remota, además de a los que están cara a cara contigo. Haz preguntas concretas a los que están a distancia para mantener su atención.
Si decide participar en un simulacro de "juego de roles", elija a un miembro de la audiencia remota como primer participante. Añade además un participante local al juego de rol, si el escenario lo permite.
✓ Del mismo modo, invite a un miembro remoto del público a "conducir", si procede; esto servirá para implicar a la audiencia. ambos participantes locales y remotos.
✓ Para ad hoc trabajo, utilice las funciones de pizarra blanca de la herramienta de colaboración, o utilice una diapositiva en blanco de PowerPoint, si la herramienta de colaboración carece de funciones de pizarra blanca.
✓ Captura las "Buenas Preguntas" en un documento de Microsoft Word como "Lista de Ahora No" o "Aparcamiento", para que tanto el público presencial como el remoto puedan ver y participar en el proceso.
Pon más dinámica verbal en tu discurso de lo que harías normalmente cuando hablas cara a cara y, sobre todo, incluye más pausas de mayor duración. De este modo, las personas que trabajan a distancia podrán hacer preguntas, sobre todo si tienen que silenciar sus sistemas telefónicos.
✓ No tengas miedo de pedir un descanso, si se prevé que la sesión va a durar más de 90 minutos. Es más difícil seguir participando como público a distancia que cara a cara. Considera la posibilidad de que la pausa tenga una duración no estándar -por ejemplo, "13 minutos"- para ayudar a los asistentes a recordar que deben volver en el momento adecuado.
Tenga en cuenta que puede haber diferentes zonas horarias para los distintos grupos de destinatarios, y respete en consecuencia. Es probable que en la sesión participen personas de California, Chicago, Fráncfort y Sídney...
✓ Recuerda hacer un resumen al final de cada segmento de demostración: si ves que tu público local asiente con la cabeza, es probable que el remoto también lo haga.
En resumen, trate las situaciones con audiencias mixtas, presenciales y remotas, como si toda la sesión se desarrollara a través de la web. Aportará claridad al evento en su conjunto y aumentará los índices de éxito de las demostraciones (¡y puede que ahora incluso esté asintiendo con la cabeza...!).
[El artículo satírico "Demos a distancia asombrosamente horribles: infligir dolor a distancia" sugiere
prácticas que deben evitarse y ofrece métodos para mejorarlas].