Demostraciones de situaciones complejas sorprendentemente exitosas - Gran demostración

Demostraciones de situaciones complejas sorprendentemente exitosas

Demostraciones de situaciones complejas sorprendentemente exitosas

¿Ha tenido alguna vez una demostración en la que varios clientes querían ver varias soluciones? ¿Le ha parecido que la demostración era complicada o confusa? ¿Le gustaría un enfoque más limpio y eficaz?

Divida la demostración en "trozos" del tamaño de un bocado.

Pero antes de entrar en detalles, un par de comentarios sobre lo que no hacer:

1. No hagas "Un día en la vida" - realmente no funcionan (ver mi artículo para obtener una explicación).

2. No intentes abarcar las necesidades de múltiples actores en una sola pieza: acabarás con lo que al cliente le parecerá un colosal cuenco de espaguetis de demostración (o nudo gordiano), que dará lugar a un viaje de fideos terriblemente torturado, de confusas idas y venidas, bucles, callejones sin salida y caminos paralelos, con abusos de las líneas temporales naturales que dejarían perplejo a un físico... Es como intentar comerse un enorme plato de espaguetis de un solo bocado.

En su lugar, apliquemos un enfoque estructurado...

Nota:  "¡GD!"identifica elementos específicos para los profesionales de la Gran Demostración, aquellos que han disfrutado (¡o sobrevivido!) a un taller de Gran Demostración o han leído el libro. han asistido a un seminario o han leído el libro, en los que se presenta cuándo y cómo aplicar las diapositivas de situación, las ilustraciones y otros componentes de la metodología de la Gran Demostración.

Segunda nota:  Para aquellos que no han estado expuestos a Great Demo!, todavía hay mucho que ganar de este artículo, a pesar de su *ejem* educación insuficiente ...

Cuatro circunscripciones

Digamos que tenemos cuatro conjuntos de puestos de trabajo en nuestra próxima demostración:

1. Ejecutivos
2. Mandos intermedios
3. Usuarios finales
4. Administradores de software

El enfoque tradicional consiste en pasar rápidamente de un grupo a otro, entrelazándose, cruzándose, girando alrededor de alguna que otra albóndiga: "Ahora, ¿recuerdas esto de antes? Ahora lo recogemos, lo aprobamos y se lo pasamos a...". Esto produce el enorme y confuso cuenco entrelazado de espaguetis de demostración de lo que no hay que hacer, más arriba.

En su lugar, vamos a dividir las cosas en trozos iniciales basados en el puesto de trabajo - esencialmente vamos a hacer 4 demostraciones separadas, una para cada uno - y vamos a empezar con la gente más importante en primer lugar: los Ejecutivos.

Presentaremos una demostración adaptada específicamente a la situación y los intereses de los ejecutivos, nada más. Respondemos a las preguntas de los ejecutivos, resumimos y terminamos. Listo y satisfecho.

[Nota adicional: en este punto, es probable que un ejecutivo diga: "Amigos, esto tiene buena pinta...". Echa un vistazo a su reloj y añade: "Tengo que asistir a otra reunión, pero me parece bien seguir adelante con esta solución para nosotros...". Enhorabuena, el trato es tuyo...].

Una vez que los Ejecutivos estén satisfechos y hayan visto lo que quieren, pasaremos al siguiente grupo: los Mandos Intermedios.

A continuación, realizamos una demostración personalizada sólo para los mandos intermedios. Del mismo modo, gestionamos y respondemos a sus preguntas, resumimos y recapitulamos para ellos.

¿Quiénes son los siguientes? Los usuarios finales. La siguiente demostración es para ellos y, una vez más, está diseñada para satisfacer sus necesidades explícitas. Una vez que los usuarios finales están satisfechos, dirigimos nuestra atención a los administradores y abordamos sus intereses con una demostración específica para ellos.

Ése es el conjunto inicial de trozos: organízalo según el cargo, dirigiéndote primero a las personas de mayor rango. Así habrás desenredado el espagueti de la demostración en una serie de hilos paralelos, mucho más fáciles de presentar y consumir.

Profundidad y amplitud

Ahora bien, ¿cuánto necesita ver cada circunscripción? Lo justo...

Por lo general, los ejecutivos sólo necesitan ver las partes que son relevantes para ellos; en la mayoría de los casos, se trata de informes de alto nivel: "Necesito visibilidad: muéstrame cómo estoy cumpliendo mis objetivos [métricas/KPI/etc.], muéstrame cualquier problema que deba abordar, excepciones, retos, oportunidades...".

¡GD!  Aquí es donde resulta más eficaz "hacer primero lo último". Compartir unas cuantas ilustraciones convincentes (pantallas o informes clave) puede ser todo lo que necesiten los ejecutivos. ¡Curiosamente, al aplicar este enfoque, es posible que nunca tenga que entrar en el software en vivo...! Con una ilustración atractiva en la pantalla, lo normal es que empiecen a hacer preguntas, la mayoría de las cuales pueden responderse verbalmente.

¿Qué longitud y profundidad tienen los trozos para los ejecutivos? Cortos y superficiales. Del tamaño de un bocado.

Vale, ¿quién es el siguiente?

Mandos intermedios. ¿Y cuánto necesitan ver? Probablemente un poco más que los ejecutivos, pero también es probable que quieran empezar con cuadros de mando e informes, y normalmente querrán profundizar para encontrar más detalles.

¡GD!  "Haz lo último primero", luego "Hazlo" (el menor número de clics de ratón desde un punto de partida lógico para navegar hasta la Ilustración), seguido normalmente de preguntas (ahora estás "Pelando las capas" para ellos).

Preguntarán cómo asignar tareas a los miembros del equipo y hacer un seguimiento de su progreso, si se pueden configurar alertas, cómo dividir los datos y otras cuestiones.

En consecuencia, ¿cuánto duran y cuánto profundizan las porciones de los mandos intermedios? Un poco más largos y profundos que los de los ejecutivos (pero mucho más cortos que los de nuestro siguiente grupo): simplemente una serie de sorbos satisfactorios.

¿Quién persigue a los mandos intermedios?

Sí, los usuarios finales. En este punto, los usuarios finales han visto las demostraciones para los ejecutivos y los mandos intermedios y probablemente estén pensando: "Parece que vamos a tener que utilizar este software, ¿cómo va a ser para nosotros...?".

Los usuarios finales querrán ver los flujos de trabajo que tendrán que ejecutar. "¿Es muy difícil? ¿Hace lo que necesito? ¿Cómo se compara con mi práctica actual? ¿Qué gano yo con esto?".

¡GD!  De nuevo, ¡gran demostración! la metodología se aplica a la perfección:

  • Para cada flujo de trabajo, "haga primero lo último": muéstreles adónde va, el resultado final, desde el principio. Nota: esto significa abordar cada flujo de trabajo como su propio trozo (considéralo un curso de platos pequeños...).
  • Dirija el flujo de trabajo - "Hágalo"- utilizando el menor número de clics. Sin "si", sin "o", sin "también" en este punto: solo el camino más corto para llevar a cabo el proceso.
  • Ahora los usuarios finales preguntarán: "¿Puede hacer esto? ¿Cómo puedo hacer eso? ¿Hay alguna forma de ___?". Estás "pelando las capas" en función de su profundidad y nivel de interés.
  • Gestiona las preguntas que deban abordarse más tarde "aparcándolas".
  • Resuma al final.

Es probable que las partes dedicadas a los usuarios finales sean más largas y profundas que las dedicadas a los mandos intermedios, lo cual es lógico, ya que lo que realmente desean es ver sus flujos de trabajo y procesos reflejados en el software. Tienen más hambre.

Por último, ¿quién queda?

Administradores de software. ¿Y qué quieren ver? "¿Cómo configuro el sistema? ¿Añadir/eliminar usuarios? ¿Asignar privilegios? ¿Crear o editar informes y cuadros de mando?". La mayoría de estas tareas forman parte del "Modo Configuración" (véase mi artículo en esto...) - y generalmente son temas que sólo preocupan a los Administradores.

Sus trozos suelen ser muy estrechos, pero profundos (parecidos a los deliciosos trozos de chocolate de los helados).

¡GD! Aplique Great Demo! de nuevo:

  • "Haz primero lo último" para cada elemento: muestra el resultado final de cada tarea por adelantado.
  • "Hágalo": muestre cómo realizar la tarea con el menor número de clics.
  • "Pelar las capas" a medida que plantean preguntas concretas; gestionar y "aparcar" según sea necesario.
  • Resume.

Ahí lo tienes: cuatro demostraciones separadas, entregadas de acuerdo con las personas más importantes a las que se dirigen primero, y así sucesivamente. Tu enrevesado plato de espaguetis se ha transformado en una comida de cuatro platos: ¡precioso!

Organicémonos

¿Cómo podemos dar a conocer al cliente nuestro plan para la demostración? Crear y presentar un orden del día (es el menú de nuestra cena de cuatro platos y precio fijo):

Para nuestro escenario de cuatro constituyentes, nuestro orden del día podría ser el siguiente:

  • Presentaciones y examen del orden del día
  • Demostración para ejecutivos
  • Demostración de mandos intermedios
  • Demostración para usuarios finales
  • Demostración para administradores
  • Resumen y próximos pasos

Presentar esto al principio de la sesión alinea a todos con el plan y permite que todos sepan cuándo tendrá lugar (o se servirá) su ración.

Pero espere, ¿y si hay más?

¿Cómo aplicamos estas ideas cuando varios grupos tienen más de un flujo de trabajo o área problemática, o cuando se necesitan herramientas informáticas distintas? De nuevo, en trozos pequeños. He aquí un ejemplo de orden del día para una situación más compleja:

  • Presentaciones y examen del orden del día
  • Demostración para ejecutivos
  • Demostración de mandos intermedios
    • Escenario 1
    • Escenario 2
  • Demostración para usuarios finales
    • Flujo de trabajo 1
    • Flujo de trabajo 2
    • Flujo de trabajo 3
  • Demostración para administradores
    • Configuración del sistema
    • Creación de cuadros de mando/informes
  • Resumen y próximos pasos

Hemos cogido una sopera rebosante de pasta y la hemos emplatado ordenadamente para facilitar su presentación y consumo.

¡GD!  ¡¿Y cómo lo relacionamos directamente con el planteamiento de Great Demo! Definamos algunas abreviaturas:

SS = Corredera de situación
IL = Ilustración
DI = Hazlo
PB = Pelar las capas
Suma = Resumir

¡GD!  Ahora podemos elaborar nuestro plan "¡Gran Demo!" para toda la sesión:

    • Presentaciones y examen del orden del día
    • Demostración de ejecutivos [SS, IL, (DI, PB si es necesario), Suma].
    • Demostración de mandos intermedios
      • Escenario 1 [SS, IL, DI, PB, Sum]
      • Escenario 2 [SS, IL, DI, PB, Sum]
    • Demostración para usuarios finales
      • Flujo de trabajo 1 [SS, IL, DI, PB, Suma]
      • Flujo de trabajo 2 [SS, IL, DI, PB, Suma]
      • Flujo de trabajo 3 [SS, IL, DI, PB, Suma]
    • Demostración para administradores
      • Configuración del sistema [SS, IL, DI, PB, Sum]
      • Elaboración de cuadros de mando/informes [SS, IL, DI, PB, Sum].
      • Resumen y próximos pasos

Puede utilizar esta estructura para organizar y gestionar demostraciones que pueden durar dos horas... ¡o dos días!

Una idea extra:  Vuelve a la agenda al final de la demostración de cada grupo. Esto le ayudará a recordar que debe resumir y preparar el terreno para el siguiente grupo.

También puede utilizar marcas de verificación para indicar qué segmentos se han completado y cuáles son los siguientes. En este ejemplo, acabamos de terminar con los mandos intermedios y estamos a punto de pasar a los usuarios finales:

      • Presentaciones y examen del orden del día

      • Demostración de ejecutivos [SS, IL, (DI, PB si es necesario), Suma].

      • Demostración de mandos intermedios

        • Escenario 1 [SS, IL, DI, PB, Sum]
        • Escenario 2 [SS, IL, DI, PB, Sum]
      • Demostración para usuarios finales
        • Flujo de trabajo 1 [SS, IL, DI, PB, Suma]
        • Flujo de trabajo 2 [SS, IL, DI, PB, Suma]
        • Flujo de trabajo 3 [SS, IL, DI, PB, Suma]
      • Demostración para administradores
        • Configuración del sistema [SS, IL, DI, PB, Sum]
        • Elaboración de cuadros de mando/informes [SS, IL, DI, PB, Sum].
      • Resumen y próximos pasos

Muy profesional; ¡muy eficaz! (Y delicioso, debo añadir).

¿Podría ser más complejo? Pero claro...

¿Y si hay grupos dispares de varios departamentos, con distintos cargos, quién debe ir primero? No existe un conjunto específico de tácticas para emplear en estas situaciones más complejas, pero he aquí algunas estrategias generales:

- En la medida de lo posible, puede intentar dividir el equipo general de clientes en una serie de demostraciones separadas, por ejemplo, por departamentos. Esto ayudará a reducir el tiempo total que cualquier persona invierte en la reunión de demostración y disminuirá la posible confusión.

- De lo contrario, empiece siempre por las personas de mayor rango. Pide consejo a tu Campeón si no tienes claras las estructuras internas y la política del cliente.

Para el siguiente nivel inferior, contemple la posibilidad de organizarse por departamentos o flujos de trabajo para minimizar el riesgo de "saltar de un lado a otro" en su demostración.

¡GD! Una alternativa elegante

Para los practicantes más avanzados de Great Demo!, sugerimos utilizar "Teasers" - compartir las Ilustraciones principales de cada sub-demo en un segmento al principio.

Esto sigue la misma idea que el segmento "Las principales historias de esta noche..." de las noticias de la noche: nos "provocan" con un poco de las historias principales para captar nuestro interés y (suavemente) obligarnos a esperar el balance de la narración...

Podemos aplicar la misma idea a situaciones de demostración complejas compartiendo una diapositiva de situación abreviada (o verbalizada rápidamente) seguida de una ilustración convincente para cada escenario o tema principal. La estructura resultante es la siguiente (con "AS" = diapositiva de situación abreviada):

      • Presentaciones y examen del orden del día
      • Visión general de las soluciones [Ejecutivos AS, IL; Directivos AS, IL; Usuarios AS, IL; Administradores AS, IL].
      • Demostración de ejecutivos [SS, IL, (DI, PB si es necesario), Suma].
      • Demostración de mandos intermedios
        • Escenario 1 [SS, IL, DI, PB, Sum]
        • Escenario 2 [SS, IL, DI, PB, Sum]
      • Demostración para usuarios finales
        • Flujo de trabajo 1 [SS, IL, DI, PB, Suma]
        • Flujo de trabajo 2 [SS, IL, DI, PB, Suma]
        • Flujo de trabajo 3 [SS, IL, DI, PB, Suma]
      • Demostración para administradores
        • Configuración del sistema [SS, IL, DI, PB, Sum]
        • Elaboración de cuadros de mando/informes [SS, IL, DI, PB, Sum].
      • Resumen y próximos pasos

Ahí lo tienes: cómo convertir una compleja, complicada, larga y torturada cuenca de espaguetis de una demostración en un conjunto deliciosamente estructurado de rebanadas bien organizadas. Que aproveche.

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