Demostraciones asombrosamente horribles: Waaay Out of Alignment

A menudo me sorprende cómo se organizan las demostraciones tradicionales: parecen centrarse en los elementos menos importantes para el público destinatario. Pensemos en la siguiente situación:

Va a presentar una demostración de su fabulosa herramienta de inteligencia empresarial a una audiencia mixta que incluye:

• Ejecutivos
• Mandos intermedios
• Analistas de negocio/Personal
• "Analistas de negocio "superusuarios"/"usuarios avanzados
• TI

Las demostraciones tradicionales de BI a menudo empiezan con una pantalla en blanco y muestran cómo construir un cuadro de mando o una visualización maravillosamente ricos, seguidos de la construcción de otro desde cero, seguido de la profundización, el corte, la división y, en general, jugando con la visualización y los datos subyacentes, pero sin mucho propósito hacia la solución de cualquier problema de negocio.

¿A quién va dirigido? Probablemente sólo a los superusuarios/usuarios avanzados, que están interesados en ver lo fácil o difícil que es crear visualizaciones.1.

Mientras tanto...

• Los ejecutivos piensan: "Esto no va a ninguna parte; tengo que asistir a otra reunión... ¡Me largo!".
• Los mandos intermedios piensan: "Esto no va a ninguna parte; además, parece que se trata de una herramienta muy complicada que sólo podría utilizar un experto; sólo necesitaremos unos pocos puestos como máximo si concedemos licencias para este material...".
• Los analistas de negocio y el personal piensan: "Dios mío, esto parece demasiado complicado para que yo lo utilice...".
• Y los informáticos piensan: "Cuánto ancho de banda va a consumir esto en nuestra red; parece un auténtico devorador con todos esos datos moviéndose...".

¿El resultado? Un fracaso.

¿Cuál es el impacto? Más demos, ciclos de venta más largos, licencias iniciales más pequeñas, mayor dificultad para lograr la "Expansión" tras un "Aterrizaje" inicial; quejas, lamentos y crujir de dientes en general.

Modos de uso

Contempla los siguientes modos de uso:

1. Modo Configuración - cosas que se hacen una vez
2. Modo de uso diario: cosas que haces a menudo (a diario, por ejemplo).

Ahora contemple lo siguiente para un cuadro de mando o visualización típico:

1. ¿Con qué frecuencia se configura un cuadro de mandos o una visualización? Normalmente, una vez.
2. ¿Con qué frecuencia se consume la información de un cuadro de mando o visualización? Puede ser diaria, semanal, mensual, etc. - En cualquier caso, muchas veces al año.

Las demostraciones tradicionales tienden a pasar mucho tiempo mostrando el modo de configuración y sorprendentemente poco tiempo mostrando el modo de uso diario. Si volvemos a considerar cada uno de los puestos de trabajo de nuestro público en relación con sus modos de uso, veremos que estas demostraciones tradicionales suelen estar muy desalineadas con los intereses de su público:

• Ejecutivos: ¿Son siempre en modo de uso diario - nunca en modo de configuración
• Mandos intermedios: ¿Son casi siempre en modo de uso diario - rara vez en modo de configuración
• Analistas de negocio/personal: Están en gran medida en modo de uso diario - y sólo ocasionalmente en modo de configuración.
• Analistas de negocio superusuarios/usuarios avanzados: En directo sobre todo en modo de configuración
• TI: Siguen preguntándose por los problemas de ancho de banda (modo preinstalación)

Si los responsables de la toma de decisiones son ejecutivos o mandos intermedios, puede ver por qué el resultado final de estas demostraciones son "fracasos".

Alineación

Así que, si queremos estar en buena sintonía con esta gente, he aquí una estrategia recomendada para esta demostración:

• Ejecutivos: Comience con los ejecutivos, muestre algunas visualizaciones/cuadros de mando magníficos, explicando qué problemas empresariales ayudan a resolver - Modo de uso diario. Resumir.
• Mandos intermedios: A continuación, muestre de nuevo algunas visualizaciones relevantes, explicando de nuevo los problemas empresariales que ayudan a resolver - y un bit sobre cómo profundizar para encontrar más detalles. Resumir.
• Analistas de negocio/personal: A continuación, muéstreles cómo pueden responder a las preguntas de sus jefes, en concreto, cómo desglosarlas para encontrar causas raíz, anomalías, patrones y relaciones específicos, etc. - utilice el menos número de pasos para abordar cada escenario.  Pregunte a si están interesados en ver cómo modificar una visualización existente. Resumir.
• Analistas de negocio superusuarios/usuarios avanzados: Ahora les toca a ellos, empezar con una visualización terminada y luego mostrar cómo modificarla; entonces mostrar cómo construirlo desde cero. Resume.
• TI: Aborde cualquier pregunta sin respuesta sobre la implementación, los derechos de acceso, el inicio de sesión único y, por supuesto, el ancho de banda. Resuma.

Una sutileza...

También hay que tener en cuenta otro modo más sutil: Modo Colaboración.

Es relativamente raro que las personas trabajen solas, en el vacío. Un mando intermedio puede querer una nueva visualización para hacer el seguimiento de un proceso concreto y sus indicadores clave de rendimiento, pero no es probable que la cree ella misma. Se pondrá en contacto con un usuario avanzado y le pedirá que genere la visualización, que probablemente tendrá que editar y ajustar antes de utilizarla a diario.

La antigua forma de hacerlo era un enfoque lento y en serie. El mando intermedio describía lo que quería y el usuario avanzado se iba y construía algo. Después de algunas preguntas y comentarios, el usuario volvía a su cubo para hacer algunos cambios (a veces importantes) y presentaba la versión 2.0 al director.

Ahora, ambas partes pueden reunirse (cara a cara o a través de la web, utilizando herramientas como WebEx y GoToMeeting). El gestor describe lo que necesita y el usuario experto muestra algunas de sus necesidades. completado visualizaciones de ejemplo y describe lo que es posible -puede mostrar cómo se pueden hacer algunos cambios- para dar al Gestor una visión de cómo podría ser su visualización. [Nota: los más avispados se darán cuenta de que se trata, en efecto, de una demostración de generación de visiones...].

A continuación, trabajan juntos para crear la visualización deseada. Se puede esperar que partes de la conversación suenen como:

Gerente: "Vale, ¿puedo obtener una vista de EE.UU. y asignar los datos de ventas a cada estado?".

Usuario avanzado: "Claro, déjame que lo saque... ¿Quieres los datos como números o en minigráficos para cada estado?".

Gerente: "Vaya, muéstreme unos minigráficos... y ¿podría tener también los ingresos totales como una sola cifra más grande para cada estado?".

Usuario avanzado: "Sí, ya lo he añadido. Ahora, ¿qué nivel de detalle le gustaría para las cifras de ventas y pipelines para cada estado y región - podemos colocar otro gráfico en su tablero y desglosar esa información por separado..."

Gerente: "Genial, ¿puedes enseñarme un ejemplo?".

El Modo Colaboración es algo maravilloso: es la confluencia de los Modos Uso Diario y Configuración.

Una sutileza más...

Hoy en día, la mayoría de los directivos operan en dos modos (adicionales):

• • Las cosas van bien...
  • Hay un problema o una anomalía que debo resolver.

Estos modos corresponden a Informes estándar frente a Alertas y Excepciones.

Un informe estándar es algo que generalmente se recibe con regularidad y se utiliza para hacer un seguimiento del progreso. Un ejemplo sencillo es una previsión semanal -por ejemplo, entregada automáticamente cada lunes al Vicepresidente de Ventas y a los Directores Regionales de Ventas- para que puedan evaluar su progreso hacia la consecución de sus cuotas.

Estos informes se consumen y revisan rápidamente y, si todo parece ir bien, se archivan o eliminan. Si hay algún problema - "parece que los ingresos previstos para el sureste están muy por debajo de las expectativas..."-, entonces pueden tomarse medidas adicionales (y a menudo por separado). "Veamos los detalles de las operaciones del sureste este trimestre y la cartera actual: ¿cuáles son las operaciones más importantes y cuáles están en riesgo?".

La mayoría de los gestores asignan implícitamente un mayor valor a las Alertas y Excepciones - aquí es donde tienen que intervenir y tomar medidas. Los informes estándar son buenos, pero los informes y vehículos que muestran alertas y excepciones son mejores.

Pero hay más...

La mayoría de las demostraciones permanecen totalmente dentro del software del proveedor. Se trata simplemente de no la vida real: casi nadie se pasa el día trabajando con nuestro software (a menos que tu software sea Outlook o Google Mail...).

La triste realidad es que la mayoría de los usuarios no viven en nuestro software, a pesar de nuestros fervientes deseos. ¿Dónde pasan el tiempo? Pues sí,

• • • En su herramienta de correo electrónico y
    • En un navegador.

Teniendo esto en cuenta, ¿por qué no asignar el modo de uso diario a las herramientas más utilizadas?

Contemplar el modo de uso diario Inicio en el correo electrónico y mostrando un mensaje sin abrir - se hace doble clic en ese mensaje para abrirlo, mostrando un enlace al informe semanal deseado. Al hacer clic en el enlace, el informe se abre en una ventana del navegador... Modo de uso diario para un informe estándar.

Del mismo modo, inicie su herramienta de correo electrónico y muestre de nuevo un mensaje sin abrir. Al hacer doble clic, aparece una alerta: "Excepción de canalización: baja generación de clientes potenciales para el sudeste". Al hacer clic en el enlace, aparece una visualización de la vista detallada del canal en una ventana del navegador... ¡Modo de uso diario para una alerta/excepción!

Ahhhh - Alineación

Alinear el modo de uso probable con el cargo correspondiente produce demostraciones sorprendentemente convincentes y exitosas. No es ciencia ficción, es sentido común.

¹ Si estas personas son las que toman las decisiones, entonces está bien para una pequeña implementación inicial... Por otro lado, si no son las que toman las decisiones, ¡entonces el problema acaba de empezar!